档案信息化建设扫描-档案信息化建设-品档星源经验丰富

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    2023-4-3

廖生
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档案信息化建设光伏档案整理——品档星源信息科技(广州)有限公司,是一家集档案信息化解决方案提供、档案整理服务、数字化扫描、档案库房建设等服务的供应商。


档案整理注意事项

一、整理分类

归档文件应是原件,文件应包括文头、公章、---签发、文件处理单等

归档文件应按年度、密级、保存期限分开整理

注意:保存期限为:y-、d30-30年、d10-10年

二、分类组卷

归档文件应按年度、秘级、保存期限分开整理后,档案信息化建设托管,再分类组卷按件归档。

分类:以部门为单位,一个部门一类或多类,档案信息化建设,对应分类号(见附件)

组卷(部门处室---时,可按需组卷。文书档案一部门一卷):

文书档案:一个部门、一年一卷,件号1.2.3顺沿

教务档案:按教务分类组卷

科研课题:按课题、课题流程组卷

基建档案:按工程,一个工程或一个工序一卷



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盖章位置

归档章一般应用红色印油加盖在归档文件首页上端居中的空白位置,使用钢笔、蓝黑墨水笔填写内容,如果---批示和或收文章占用上述位置,可将归档章盖在首页的其他空白位置,但以上端为宜。如果---发文有签发单的,或收文有文件处理单的,档案信息化建设扫描,也可放在前面作为首页,这样可在其上加盖归档章,以---地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹,档案信息化建设外包,也不宜与批示文字或收文章等交叉。

3、按归档文件年度、保管期限和排列顺序分别逐件编号。

以年度为界线,由全宗单位档案室集中整理归档的,一个保管期限编一个大流水号;由全宗单位内各部门分别整理归档的,每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。


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对于档案管理来说,常见的保存方式就是纸质材料封盒保存。那么已经做好入库保存的档案,为什么还有档案数字化需求呢?因为<档案法>明确了电子档案的法律效力。“电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。” 同时也强调了档案信息化建设要纳入各级的信息化发展规划。

档案材料是需要进行保密保管的,对于传统载体档案,在日常需要进行档案材料查阅或者部分档案材料借出时,都要接触原始档案材料,对于档案保管的各种规章制度可能不能完全落实、按照标准进行处理,比如<档案安全保密制度>、<档案出入库制度>等等,而进行档案操作的工作人员如果不是专门负责档案工作的,可能不能对于档案工作的制度与性操作完全了解。





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